Les réunions professionnelles ou séminaires sont souvent organisés dans un cadre idyllique pour permettre aux collaborateurs de déstresser et se concentrer. À moins de disposer d’expérience dans ce domaine, il est inévitable de comparer plusieurs salles de conférence. Si vous êtes chargé de l’organisation, il vous sera difficile de repérer à première vue un endroit correspondant parfaitement aux exigences de votre entreprise. Toutefois, avec plus d’implication et en suivant ces conseils pour dénicher un lieu de séminaire Lyon, vous retrouverez facilement l’emplacement idéal.
Quels sont les paramétrages à prendre en compte pour choisir une salle de conférence ?
Puisqu’il s’agit d’un évènement professionnel, le choix de la salle ne doit pas être pris à la légère. Car il y va de l’honneur, de l’image ainsi que de la notoriété de l’entreprise. Pour ces raisons, il est nécessaire de conformer le lieu à l’objectif du séminaire, au nombre des invités ainsi qu’aux activités.
L’endroit idéal pouvant accueillir une réunion officielle
Les emplacements aptes à accueillir 10 personnes au minimum ou encore des centaines sont nombreux dans la ville de Lyon. Leur taille et les formes de leur auditorium permettent aux entreprises un large choix. Mais opter pour un lieu à la campagne, un endroit insolite ou encore une salle traditionnelle repose parfaitement sur la thématique du séminaire. Pour être certain de votre choix, il est préférable de faire un état des lieux. En plus de déterminer si un espace est adapté ou non à votre évènement, vous aurez également une idée des activités réalisables.
La logistique indispensable au séminaire
Le matériel tout comme la configuration de la salle sont tout aussi importants. Contrairement à une salle de réception ordinaire, celle dédiée à un séminaire sera meublée de table ronde et de chaise confortables. Certains sont dotés d’une configuration d’origine de type auditorium ou cathédrale.
Outre la disposition, demandez au lieu de réception de votre choix s’il dispose de vidéo projecteur, de bloc-notes et d’un micro. Pour pouvoir projeter dans les meilleures conditions les diaporamas, vous avez besoin d’un éclairage adapté à la salle.
Le nombre des participants et leur poste
La plupart des endroits de séminaire Lyon sont décorés en fonction des participants. Si la réunion est destinée à accueillir des collaborateurs dans une même entreprise, le décor convivial convient. Sinon, au cas où les intervenants sont principalement des dirigeants et des hauts responsables, l’intérieur devra être habillé comme tel.
Un lieu atypique de séminaire: à combien s’estime la location ?
Le prix de la prestation varie selon que l’endroit soit un lieu atypique de séminaire ou une salle traditionnelle. La grille tarifaire des prestataires pour une salle équipée ou un emplacement modulable dépend également de la capacité d’accueil du lieu.
- Une salle équipée à Lyon prend en compte le nombre de participants. Le prestataire facture en moyenne 400 euros hors taxe la journée pour un membre minimum de 4 participants. Cette salle de réunion est initialement équipée d’un PC ou d’un MAC avec Internet. Elle inclut également un vidéo protecteur, un tableau ou encore un paperboard ;
- une salle nue sans aucun équipement fourni : dans ce cas, la location sera en moyenne entre 400 euros hors taxe pour 10 participants selon l’agencement souhaité.
Des prestations additionnelles à prévoir au séminaire
Outre les ordres du jour à discuter le long du séminaire, votre entreprise peut également proposer des formations techniques. Si vous avez besoin de prestations additionnelles comme l’installation de logiciel ou encore d’une salle informatique upgradée, demandez un devis. Le prix pour un supplément pour une salle technique sera en moyenne de 250 euros hors taxe la journée.
À part les équipements informatisés, la partie restauration et les pauses gourmandes sont également optionnelles. Certains endroits proposent déjà des services restaurations inclus dans le forfait de la location d’une salle de séminaire Lyon. Qu’il s’agisse d’une collation ou encore d’un déjeuner, boisson chaude et froide comprise, mieux vaut communiquer à l’avance vos besoins.
