Le succès de votre entreprise repose sur votre capacité à transmettre les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment. Les erreurs de communication peuvent être grandement préjudiciables à votre organisation. Les systèmes de gestion des connaissances sont conçus pour rationaliser vos expériences de partage d’informations pour votre entreprise.
À mesure que votre organisation se développe et évolue, il devient nécessaire de dupliquer les connaissances du personnel existant. De telles mesures préventives vous protègent, vous et votre entreprise, en cas de départ d’un fondateur ou d’un employé, leur absence risquant de compromettre la pérennité de l’organisation. Les plateformes de partage des connaissances facilitent la communication continue entre les différentes divisions de votre entreprise pour un fonctionnement sans heurts, même lors de grandes transitions.
Cet échange de connaissances, par le biais de l’audio, de la vidéo ou du texte, inspire la collaboration qui, à son tour, augmente la productivité. Un système de transfert de connaissances efficace vous permet de capturer et de sauvegarder des informations vitales pour les générations futures. Les systèmes de partage de l’information permettent d’améliorer la prise de décision, l’innovation et les performances d’une organisation. L’essence du processus est de créer de nouvelles connaissances qui peuvent aider à améliorer l’organisation en allant de l’avant.
10 méthodes que vous pouvez utiliser pour transférer efficacement les informations clés entre les employés de votre entreprise
Utiliser la technologie
Embrasser la technologie de partage des connaissances pour capturer et sauvegarder les informations vitales de l’entreprise ou des affaires. La technologie automatise les informations capturées dans une variété de formats pour en assurer la conservation. Les outils de partage des connaissances sont capables de supprimer toute information en double recueillie auprès de nombreux employés. En outre, il est conseillé d’encourager vos employés à créer un groupe de médias sociaux où ils peuvent collaborer et échanger des informations. Découvrez la messagerie en ligne de la RATP en suivant le lien urbanweb ratp.
Formation de vos employés
La formation est primordiale pour dupliquer les connaissances des employés existants. Les organisations doivent fonctionner avec un plan de secours au cas où l’informaticien le plus expérimenté ou tout autre employé de base choisirait de partir.
Vos organisations ne peuvent pas se permettre d’être prises à contre-pied, et c’est pourquoi vous devez toujours faire fonctionner les programmes de formation sans interruption. Si vous n’avez pas les ressources suffisantes pour payer la formation formelle de vos employés, vous pouvez essayer les expériences d’apprentissage en ligne, moins coûteuses.
Promouvoir le réseautage
Entretenir une culture où vos employés se rencontrent régulièrement pour échanger des informations dans votre organisation. Prévoyez des événements qui réunissent des équipes de différentes divisions de votre entreprise pour une meilleure collecte d’informations.
Ces rencontres informelles sont un excellent moyen pour vos employés de transmettre des informations clés aux plus jeunes. Par exemple, la présence d’un refroidisseur d’eau au bureau ou d’un salon pour les employés peut encourager votre personnel à se rassembler et, ce faisant, à échanger des informations.
Utiliser une documentation formelle
Transférer des informations clés dans votre organisation est un processus complexe, étape par étape. Un seul petit faux pas et vous risquez de réduire à néant tous les acquis du passé. Il existe plusieurs outils tels que les documents Word, les feuilles de calcul Excel et les présentations PowerPoint, que vous pouvez utiliser pour stocker les connaissances.
Armé des bons outils de documentation, vos employés ont plus de facilité à exposer les procédures d’un processus. Ces outils permettent également aux équipes de suivre plus facilement leurs objectifs. La documentation du processus remonte le moral des membres de l’équipe.
Incitez vos employés à prendre et à partager des notes lors des réunions de bureau et observez comment la productivité globale culmine dès lors.
L’exploitation des connaissances des autres employés
Impliquer des consultants pour développer un système de transfert de connaissances efficace dans votre organisation est une autre excellente idée. Gardez toutefois à l’esprit que le consultant peut éventuellement partir. Par conséquent, il est prudent de demander à ce consultant de partager ses connaissances avec certains employés. Les employés, à leur tour, continueront à superviser les pratiques de transfert de connaissances instituées par le consultant engagé.
Collecte de données
Des données et des informations précises sur les employés sont essentielles lors de la création de systèmes efficaces de partage des connaissances. Utilisez des feuilles de calcul pour collecter des infos essentielles telles que le nom des employés et leur importance pour l’organisation, l’impact des informations connues par ces employés et les ressources nécessaires pour transmettre ces connaissances à d’autres employés.
Faites appel à des mentors
Les mentors, qu’ils soient à court ou à long terme, jouent un rôle essentiel dans la diffusion d’informations clés dans votre organisation. Le mentorat est un excellent moyen pour les organisations de transférer des informations implicites et sous-jacentes d’une génération à l’autre.
Permettre aux employés d’acquérir de l’expérience
L’acquisition d’une expérience pratique auprès d’un membre plus expérimenté de l’équipe est un moyen simple d’apprendre l’histoire et la culture d’une organisation. Les expériences guidées sont parfaites pour transférer les compétences qui nécessitent une approche plus pratique, comme la mécanique automobile.
Promouvoir l’utilisation de simulations virtuelles
Les organisations ont haussé le niveau de jeu, et elles utilisent désormais la réalité augmentée et les animations 3D pour former leurs employés. Cette technologie moderne confère de nombreuses récompenses aux employés, mais aussi aux propriétaires. La réalité augmentée et d’autres outils technologiques impressionnants favorisent le transfert de connaissances au sein d’une organisation.
Suivre les résultats
Utiliser des outils de gestion des connaissances pour évaluer les signes de progrès, le cas échéant, de vos plans de transfert de connaissances. Des outils tels que Pipedrive et Hubspot vous permettent de suivre la progression de vos performances en établissant des points de référence. Au fur et à mesure de votre croissance et de votre évolution, assurez-vous d’évaluer régulièrement les pratiques de transfert de connaissances de votre organisation et leur efficacité.
Avantages du transfert de connaissances
Les systèmes de transfert de connaissances facilitent la capture et la diffusion éventuelle des connaissances clés à travers votre entreprise. Les employés obtiennent un meilleur accès aux informations sauvegardées, car le système rationalise la communication dans une organisation. Ces pratiques renforcent la confiance et la productivité des employés. Les systèmes de transfert de connaissances permettent une prise de décision plus rapide.
